Für Institute und therapeutische Teams

Praxissoftware für Ihr ganzes Institut.

PhiPaveOne verbindet Dokumentation, Termine und Abrechnung in einer gemeinsamen Installation. Therapeut:innen arbeiten in ihren persönlichen Bereichen, die Verwaltung organisiert die Finanzen des Instituts. Ihre Klient:innenakten und Dokumentation werden auf einem Server in Ihren eigenen Räumen gespeichert.

Jetzt anfragen So arbeitet Ihr Team damit
  • Persönliche Arbeitsbereiche
  • Zentrale Abrechnung
  • Server im eigenen Institut
Illustration: Team und Verwaltung arbeiten mit einem Institutsserver Drei Personen – zwei Therapeut:innen und die Verwaltung – sind über verschlüsselte Verbindungen mit einem gemeinsamen Server im Institut verbunden. Institutsserver Therapeut:in Therapeut:in Verwaltung
Illustration: Ein Server im Institut, persönliche Zugänge für Team und Verwaltung.

Gemeinsame Software, klare Zuständigkeiten

Ein System. Klare Zuständigkeiten.

Ihr Team nutzt eine gemeinsame Installation. Jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Zugang an. Therapeut:innen bearbeiten ihre zugeordneten Klient:innen, Termine und Dokumentationen. Die Administration verwaltet Zugänge, Einstellungen und die zentrale Abrechnung.

Therapeutischer Arbeitsbereich

Eigene Klient:innenakten, Termine, Sitzungsdokumentation und persönliche Einstellungen.

Zentrale Verwaltung

Benutzerverwaltung, Einstellungen des Instituts, Honorarnoten, Zahlungsübersicht und Buchhaltung – entsprechend den vergebenen Berechtigungen.

Zusammenarbeit im Team

Klare Zuordnung von Klient:innen und eine geregelte Übergabe, wenn eine Person das Institut verlässt. Bestehende Dokumente bleiben nachvollziehbar.

Erweiterte Einsichten richten sich nach den vergebenen Berechtigungen.

Funktionen für den Institutsalltag

Von der Dokumentation bis zur Abrechnung.

Klient:innen und Dokumentation

Akten und Sitzungsnotizen im persönlichen Arbeitsbereich führen.

Termine und Kalender

Eigene Termine organisieren und persönliche Kalender-Einstellungen nutzen.

Honorarnoten des Instituts

Das Institut stellt die Honorarnoten aus – mit einer fortlaufenden Nummerierung über die gesamte Installation.

Finanzen im Überblick

Zahlungsstände, Kassa und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zentral verwalten.

Benutzer und Zugänge

Konten und Berechtigungen verwalten; Zugänge bei personellen Veränderungen sperren oder archivieren.

Sicherung und Export

Daten sichern und für die weitere Verwendung exportieren. Sicherungsablauf und Wiederherstellung stimmen wir bei der Einrichtung mit Ihnen ab.

Eine Anbindung an Fiskaly für die Registrierkasse ist als Integration möglich.

Betrieb im eigenen Institut

Ihr Server. Ihre Arbeitsplätze.

Die gemeinsame Installation läuft auf einem Server in Ihren Räumen. Ihre Arbeitsplätze greifen im eingerichteten Institutsnetz über den Browser darauf zu. Sie können geeignete eigene Hardware verwenden oder die Bereitstellung des Servers mit uns abstimmen.

  • Die Einrichtung umfasst den gesicherten Zugriff Ihrer Arbeitsplätze auf den Server.
  • Der Institutsserver muss verfügbar sein und wird nach einem Neustart von der Administration entsperrt.
  • Ein Browser allein ersetzt nicht die Einrichtung und die Freigabe der Arbeitsplätze.
  • Anforderungen an Server, Netzwerk und Arbeitsplätze klären wir im Gespräch.
  1. Server im InstitutGemeinsame Installation in Ihren Räumen
  2. Persönliche AnmeldungEigener Zugang für jede Person
  3. Eingerichtete ArbeitsplätzeArbeiten im Browser, im Institutsnetz

Sicherheit und Datenhaltung

Klient:innenakten im eigenen Haus.

Klient:innenakten und Dokumentation werden auf Ihrem Institutsserver gespeichert. Die Anwendung schützt sensible Inhalte durch Verschlüsselung und steuert den Zugriff über persönliche Anmeldungen und Berechtigungen. Die Verbindung der Arbeitsplätze zum Server wird verschlüsselt eingerichtet.

Im Institut gespeichert

Klient:innenakten, Sitzungsdokumentation, Termine und Honorarnoten liegen in der Datenbank auf Ihrem Institutsserver.

Verbindungen nach außen

Lizenzprüfung und Updates nutzen unsere Server; dabei werden keine Klient:innendaten übertragen. Eingerichtete Dienste wie E-Mail-Versand, Kalenderabgleich, Fiskaly oder eine ausdrücklich konfigurierte externe KI stellen ebenfalls Verbindungen her.

Bei der Einführung stimmen wir Zugänge, Sicherung und den Umgang mit Support- und Wartungszugriffen mit Ihnen ab.

Optionale lokale KI

KI-Unterstützung nach Bedarf.

Auf geeigneter Hardware kann PhiPaveOne lokal bei der Zusammenfassung von Einheiten und der Arbeit mit vorhandenen Dokumentationsinhalten unterstützen. Die Bereitstellung und das passende Modell stimmen wir auf Ihr Institut ab. Die fachliche Prüfung der Ergebnisse bleibt bei den behandelnden Personen.

KI ist ein optionaler Baustein. Bei einer lokalen KI werden die verarbeiteten Inhalte nicht an einen externen KI-Anbieter gesendet; eine ausdrücklich eingerichtete externe KI-Anbindung ist ein eigener Betriebsfall.

Einrichtung und Begleitung

Einführung passend zu Ihrem Institut.

1

Anforderungen klären

Teamgröße, Arbeitsabläufe und vorhandene Infrastruktur besprechen.

2

Lösung abstimmen

Software, Server und benötigte Unterstützung zusammenstellen.

3

Einrichten und kennenlernen

Installation, Zugänge, mögliche Datenübernahme und Schulung nach Vereinbarung. Eine Datenübernahme prüfen wir anhand Ihres bisherigen Systems.

4

Im Alltag begleiten

Support, Wartung und Sicherungsabläufe im vereinbarten Umfang.

Wir stellen die Lösung passend zu Ihrer Teamgröße, Ihren Abläufen und Ihrer vorhandenen Infrastruktur zusammen.

Jetzt anfragen

Häufige Fragen

Was Institute wissen möchten.

Für welche Teams ist die Institutsversion gedacht?
Für Institute, Therapiezentren und Gemeinschaftspraxen, die als gemeinsame Organisation arbeiten und zentral über das Institut abrechnen. Arbeiten Sie als rechtlich und finanziell unabhängige Einzelpraxen zusammen, klären wir gemeinsam, welche Betriebsform zu Ihnen passt.
Wer kann welche Daten sehen?
Therapeut:innen arbeiten grundsätzlich mit den ihnen zugeordneten Klient:innen, Terminen und Dokumentationen. Die Administration des Instituts hat erweiterte Rechte, und einzelne Zusatzberechtigungen können ausdrücklich vergeben werden – zum Beispiel die Einsicht in die Honorarnoten der eigenen Klient:innen.
Können wir unseren eigenen Server verwenden?
Ja, sofern die Hardware und die Einrichtung geeignet sind. Die Anforderungen besprechen wir im Gespräch. Alternativ stimmen wir die Bereitstellung eines Servers mit Ihnen ab.
Wie greifen unsere Arbeitsplätze auf die Software zu?
Über eine persönliche Anmeldung im Browser innerhalb des eingerichteten Institutsnetzes. Die verschlüsselte Verbindung zum Server und die nötigen Freigaben der Arbeitsplätze gehören zur Einrichtung.
Ist KI zwingend erforderlich?
Nein. Die lokale KI-Unterstützung ist optional und setzt passende Hardware sowie ein eingerichtetes Modell voraus. Die Institutssoftware funktioniert vollständig ohne KI.
Wie erhalten wir eine passende Lösung?
Über „Jetzt anfragen“ gelangen Sie zum Kontaktformular. Danach besprechen wir Ihren Bedarf und die Einrichtung und erstellen Ihnen ein individuelles Angebot.

Sprechen wir über Ihr Institut.

Erzählen Sie uns kurz von Ihrem Team und Ihren Abläufen. Wir klären gemeinsam, wie PhiPaveOne in Ihrem Institut eingesetzt werden kann.

Jetzt anfragen

Oder schreiben Sie uns: support@psychotherapie-dokumentation.at