PhiPaveOne - Benutzerhandbuch
Praxisverwaltung für Psychotherapeut*innen
1. Einführung
Was ist PhiPaveOne?
PhiPaveOne ist eine umfassende Praxisverwaltungssoftware, die speziell für Psychotherapeut*innen und psychosoziale Fachkräfte entwickelt wurde. Die Software unterstützt Sie bei:
- Terminplanung - Übersichtliche Kalenderansicht mit Wochenübersicht
- Patientenverwaltung - Alle Patientendaten, Notizen und Diagnosen an einem Ort
- Rechnungsstellung - Professionelle Honorarnoten mit wenigen Klicks
- Zahlungsabwicklung - Bar-, Karten- und Überweisungszahlungen
- Buchhaltung - Finanzübersicht und Berichte für die Steuererklärung
- Dokumentation - Klinische Notizen, Zeichnungen und Dateien
Systemanforderungen
- Betriebssystem: macOS 12 (Monterey) oder neuer · Windows 10 oder neuer
- Speicherplatz: ca. 500 MB freier Festplattenspeicher
- Bildschirm: Mindestens 1280 x 800 Pixel empfohlen
2. Installation & Erste Schritte
Installation (macOS)
- DMG-Datei öffnen - Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene DMG-Datei
- App installieren - Ziehen Sie das PhiPaveOne-Symbol in den Applications-Ordner
- Erster Start - Öffnen Sie die App aus dem Applications-Ordner
Hinweis beim ersten Start: macOS fragt möglicherweise, ob Sie die App wirklich öffnen möchten. Klicken Sie auf "Öffnen" oder gehen Sie zu Systemeinstellungen → Datenschutz & Sicherheit und klicken Sie dort auf "Trotzdem öffnen".
Installation (Windows)
- Installer ausführen - Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene .exe-Datei
- Setup folgen - Folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten
- Erster Start - Starten Sie PhiPaveOne über das Startmenü oder die Desktop-Verknüpfung
Hinweis beim ersten Start: Windows SmartScreen zeigt unter Umständen eine Warnung an. Klicken Sie auf "Weitere Informationen" und anschließend auf "Trotzdem ausführen".
Lizenzaktivierung
Beim ersten Start erscheint das Lizenzaktivierungsfenster:
- Geben Sie Ihren Lizenzschlüssel ein (Format: XXXX-XXXX-XXXX-XXXX)
- Klicken Sie auf "Lizenz aktivieren"
- Die App verbindet sich mit dem Lizenzserver und aktiviert Ihre Lizenz
Ersteinrichtung
Nach der Aktivierung empfehlen wir folgende Schritte:
- Einstellungen → Therapeut - Tragen Sie Ihre Praxisdaten ein (Name, Adresse, IBAN)
- Einstellungen → Email - Konfigurieren Sie den Email-Versand für Rechnungen
- Einstellungen → Kalender - Legen Sie Ihre Arbeitszeiten fest
- Patienten → Neuer Patient - Legen Sie Ihre ersten Patienten an
3. Übersicht der Hauptbereiche
Die Navigation befindet sich auf der linken Seite. Hier finden Sie:
| Symbol | Bereich | Beschreibung |
|---|
| 🏠 | Willkommen | Startseite mit Wochenübersicht |
| 📅 | Kalender | Terminplanung und -verwaltung |
| 👥 | Patienten | Patientendaten und Dokumentation |
| 📄 | Honorarnoten | Rechnungserstellung |
| 💰 | Kassa | Zahlungsabwicklung |
| 📊 | Buchhaltung | Finanzübersicht und Berichte |
| ⚙️ | Einstellungen | Konfiguration der App |
4. Startseite (Willkommen)
Die Startseite bietet Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre Praxis:
Termine diese Woche
- Zeigt alle Termine bis einschließlich Sonntag
- Termine sind nach Datum und Uhrzeit sortiert
- "Heute" und "Morgen" werden besonders hervorgehoben
- Klicken Sie auf einen Termin, um direkt zum Patienten zu gelangen
Schnellzugriff
Direkte Links zu allen wichtigen Bereichen der App - ideal für den schnellen Einstieg in Ihre tägliche Arbeit.
Termin-Erinnerungen
Wenn Sie Email-Erinnerungen aktiviert haben, können Sie hier:
- Ausstehende Erinnerungen einsehen
- Erinnerungen an Patienten versenden
- Den Versandstatus überprüfen
5. Kalender & Terminverwaltung
Kalenderansicht
Der Kalender zeigt Ihre Termine in einer übersichtlichen Wochenansicht:
- Navigation: Verwenden Sie die Pfeile, um zwischen Wochen zu wechseln
- Heute: Ein Klick auf "Heute" bringt Sie zur aktuellen Woche zurück
- Zeitraster: Termine werden im konfigurierten Zeitbereich angezeigt
Termin erstellen
- Klicken Sie auf einen freien Zeitslot im Kalender
- Wählen Sie einen Patienten aus der Liste (oder erstellen Sie einen neuen)
- Geben Sie die Dauer in Minuten ein (z.B. 50 für eine Standardsitzung)
- Optional: Fügen Sie einen Titel oder Notizen hinzu
- Klicken Sie auf Speichern
Wichtig: Die Sitzungsdauer muss als ganze Zahl in Minuten eingegeben werden (z.B. 50, 90, 120).
Termin bearbeiten
- Klicken Sie auf einen bestehenden Termin
- Ändern Sie Zeit, Patient oder Notizen
- Klicken Sie auf Speichern
Termin löschen
- Öffnen Sie den Termin durch Klicken
- Klicken Sie auf Löschen
- Bestätigen Sie die Löschung
6. Patientenverwaltung
Patientenliste
Die Patientenseite zeigt alle Ihre Patienten in einer übersichtlichen Liste:
- Suche: Filtern Sie nach Vor- oder Nachname
- Status-Filter: Zeigen Sie nur aktive, inaktive oder alle Patienten
- Statistik: Sehen Sie die Gesamtzahl Ihrer Patienten
Neuen Patienten anlegen
- Klicken Sie auf "Neuer Patient"
- Füllen Sie die Stammdaten aus:
- Vorname und Nachname
- Geburtsdatum
- Versicherungsnummer (VSNR)
- Adresse
- Email (wichtig für Rechnungsversand)
- Telefon
- Klicken Sie auf Speichern
Patientendetails
Klicken Sie auf einen Patienten, um dessen Details zu öffnen:
Stammdaten
- Bearbeiten Sie persönliche Informationen
- Aktivieren Sie Email-Erinnerungen für Termine
Klinische Notizen
- Neue Notiz: Dokumentieren Sie jede Sitzung
- Durchsuchen: Finden Sie frühere Notizen schnell wieder
- Bearbeiten/Löschen: Korrigieren Sie Einträge bei Bedarf
Diagnosen (ICD-10/ICD-11)
- Suche: Geben Sie einen Begriff ein und wählen Sie aus den Vorschlägen
- Mehrere Diagnosen: Fügen Sie beliebig viele Diagnosen hinzu
- Beschreibung: Ergänzen Sie jede Diagnose mit eigenen Anmerkungen
Zeichnungen & Dateien
- Zeichnen: Erstellen Sie Skizzen direkt in der App
- Hochladen: Fügen Sie PDFs, Bilder oder andere Dokumente hinzu
- Vorschau: Betrachten Sie Dateien in der Lightbox-Ansicht
KI-Unterstützung (optional)
Wenn aktiviert, können Sie:
- Zusammenfassungen von Notizen generieren lassen
- Korrekturlesen für Grammatik und Stil
- Umformulierungen für bessere Lesbarkeit
- Schlüsselpunkte automatisch extrahieren
7. Honorarnoten (Rechnungen)
Neue Honorarnote erstellen
- Gehen Sie zu Honorarnoten
- Klicken Sie auf "Neue Honorarnote"
- Füllen Sie die Felder aus
| Feld | Beschreibung |
|---|
| Patient | Wählen Sie aus der Liste oder suchen Sie |
| Therapeut | Ihr Name und Praxisdaten |
| Leistungsdatum | Einzeldatum oder Zeitraum |
| Diagnose | ICD-Code mit Suchfunktion |
| Behandlungsart | z.B. Einzeltherapie, Paartherapie |
| Anzahl Sitzungen | Wie viele Sitzungen abgerechnet werden |
| Preis pro Sitzung | Ihr Honorarsatz |
| Gesamtbetrag | Wird automatisch berechnet |
Wählen Sie die Zahlungsart:
- Barzahlung/Karte: Patient zahlt sofort
- Zahlschein: Patient überweist (mit IBAN/BIC)
Optionale Einstellungen
- MwSt ausweisen: Nur bei Zahlschein-Rechnungen möglich
- Unterschrift drucken: Fügt Unterschriftsfeld auf die Rechnung
Gespeicherte Honorarnoten
In der Liste sehen Sie alle erstellten Rechnungen mit Patientenname, Datum, Zahlungsstatus und Betrag.
Aktionen für jede Rechnung:
- 👁️ Vorschau: PDF ansehen
- 📥 Download: PDF herunterladen
- 📧 Email: Rechnung per Email senden
- 🖨️ Drucken: Direkt ausdrucken
- ✏️ Status ändern: Als bezahlt markieren
- 🗑️ Löschen: Rechnung entfernen
8. Kassa-System
Das Kassa-System umfasst vier Bereiche:
Barzahlung
Für Zahlungen, die Sie bar erhalten:
- Wählen Sie die unbezahlte Honorarnote
- Klicken Sie auf "Zahlung erfassen"
- Bestätigen Sie den Betrag
- Die Rechnung wird als bezahlt markiert
Kartenzahlung
Für Zahlungen mit EC- oder Kreditkarte (erfordert myPOS-Integration):
- Stellen Sie sicher, dass myPOS in den Einstellungen konfiguriert ist
- Wählen Sie die Honorarnote
- Klicken Sie auf "Kartenzahlung starten"
- Der Patient zahlt am Kartenlesegerät
- Das System prüft automatisch den Zahlungseingang
Zeitfenster: Sie haben 5 Minuten Zeit für die Kartenzahlung.
Überweisungen prüfen
Für Rechnungen mit Zahlschein:
- Sehen Sie alle ausstehenden Überweisungen
- Prüfen Sie Ihren Kontoeingang
- Markieren Sie erhaltene Zahlungen als "Bezahlt"
- Optional: Senden Sie Zahlungserinnerungen per Email
Überfällig: Rechnungen nach dem Fälligkeitsdatum werden rot markiert.
Belegerzeugung
Erstellen Sie Kassenbelege für bezahlte Rechnungen:
- Wählen Sie eine bezahlte Honorarnote
- Klicken Sie auf "Beleg erstellen"
- Der Beleg enthält alle Leistungsdetails, QR-Code, Praxislogo und optional Fiskaly-Signatur
- Versenden Sie den Beleg per Email oder drucken Sie ihn aus
9. Buchhaltung
Übersicht
Das Dashboard zeigt Ihnen auf einen Blick:
- Gesamteinnahmen im aktuellen Jahr
- Ausstehende Zahlungen
- Bezahlte Rechnungen
- Durchschnitt pro Sitzung
- Monatliche Einnahmen als Balkendiagramm
Honorarnoten-Liste
Alle Rechnungen mit umfangreichen Filtermöglichkeiten:
| Filter | Optionen |
|---|
| Zahlungsstatus | Alle / Bezahlt / Ausstehend |
| Zahlungsmethode | Alle / Bar / Karte / Überweisung |
| Zeitraum | Von-Datum bis Bis-Datum |
| Suche | Nach Patientenname |
EA-Rechnung
Erstellen Sie eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für Ihre Buchhaltung, den Steuerberater oder die Steuererklärung.
10. Einstellungen
Kalender
- Arbeitszeiten: Definieren Sie Start- und Endzeit Ihres Arbeitstages (Standard: 05:00 - 23:00 Uhr)
Therapeut-Verwaltung
| Feld | Verwendung |
|---|
| Name | Erscheint auf Rechnungen |
| Adresse | Praxisanschrift auf Rechnungen |
| Email | Kontakt auf Rechnungen |
| Telefon | Kontakt auf Rechnungen |
| IBAN/BIC | Für Überweisungsrechnungen |
| Unterschrift | Optional auf Rechnungen |
| Standard-Preis | Vorausgefüllt bei neuen Rechnungen |
Email-Einstellungen
Email-Modus:
- Lokal: Öffnet Ihr Standard-Mailprogramm
- SMTP: Sendet direkt über Ihren Mailserver
SMTP-Konfiguration: Server, Port, Benutzername, Passwort, Absenderadresse
Termin-Erinnerungen: Aktivieren Sie automatische Erinnerungen mit einstellbarem Zeitfenster
Zahlungsabwicklung
myPOS (Kartenzahlung): Client ID und Secret aus Ihrem myPOS-Konto
Fiskaly (Digitale Signatur): API-Schlüssel für österreichische Registrierkassenpflicht
Beleg-Einstellungen
- Praxisname: Wie er auf Belegen erscheint
- 4 Textzeilen: Für Adresse, Website, etc.
- Logo: Laden Sie Ihr Praxislogo hoch (PNG/JPG)
KI-Funktionen
- Aktivierung: Opt-In erforderlich
- Modell-Auswahl: Wählen Sie das KI-Modell
- Datenschutzmodus: Sendet keine Patientennamen an die KI
Backup & Sicherheit
- Backup erstellen: Sichern Sie regelmäßig Ihre Daten
- Backup wiederherstellen: Stellen Sie Daten aus einer Sicherung wieder her
Lizenz
Hier sehen Sie App-Version, Hardware-ID, Lizenzstatus und Lizenztyp.
11. Häufige Arbeitsabläufe
Tägliche Routine
- Morgens: Öffnen Sie die Startseite und prüfen Sie die heutigen Termine
- Vor Sitzungen: Öffnen Sie die Patientenakte und lesen Sie letzte Notizen
- Nach Sitzungen: Dokumentieren Sie die Sitzung in den klinischen Notizen
- Bei Zahlung: Erfassen Sie die Zahlung im Kassa-System
Neue Patienten aufnehmen
- Patienten → Neuer Patient
- Stammdaten eingeben
- Diagnose erfassen
- Ersten Termin im Kalender erstellen
Monatsabschluss
- Buchhaltung → Prüfen Sie ausstehende Zahlungen
- Kassa → Überweisungen prüfen → Zahlungseingänge markieren
- Senden Sie Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen
- Erstellen Sie einen EA-Bericht für Ihre Unterlagen
Rechnung mit Überweisung
- Honorarnoten → Neue Honorarnote
- Zahlungsart: Zahlschein
- IBAN und BIC werden automatisch übernommen
- Speichern und per Email an den Patienten senden
- Nach Zahlungseingang: Kassa → Überweisungen → Als bezahlt markieren
12. Tipps & Tricks
Zeitersparnis
- Therapeutendaten einmal einrichten: Sie werden automatisch in jede Rechnung übernommen
- Standard-Preis festlegen: Spart Zeit bei jeder neuen Honorarnote
- Email-Erinnerungen aktivieren: Reduziert No-Shows
Datensicherheit
- Regelmäßige Backups: Sichern Sie Ihre Daten mindestens wöchentlich
- Bildschirmsperre: Aktivieren Sie die Bildschirmsperre Ihres Betriebssystems
Effizienz
- Diagnose-Suche: Tippen Sie nur die ersten Buchstaben des ICD-Codes
- Schnellzugriff: Nutzen Sie die Links auf der Startseite
- Filter nutzen: In der Buchhaltung schnell finden, was Sie suchen
13. Problemlösung
App startet nicht
- Überprüfen Sie, ob Ihr Betriebssystem aktuell ist
- macOS: Gehen Sie zu Systemeinstellungen → Datenschutz & Sicherheit und erlauben Sie PhiPaveOne unter "Trotzdem öffnen"
- Windows: Klicken Sie bei der SmartScreen-Warnung auf "Weitere Informationen" → "Trotzdem ausführen"
Lizenz ungültig
- Prüfen Sie Ihre Internetverbindung
- Starten Sie die App neu
- Bei anhaltenden Problemen: Kontaktieren Sie den Support
Email-Versand funktioniert nicht
- Prüfen Sie die SMTP-Einstellungen
- Testen Sie mit einer Test-Email
- Prüfen Sie Firewall-Einstellungen
Kartenzahlung schlägt fehl
- Prüfen Sie die myPOS-Verbindung in den Einstellungen
- Stellen Sie sicher, dass das Kartenlesegerät eingeschaltet ist
- Prüfen Sie Ihre Internetverbindung
Daten wiederherstellen
- Gehen Sie zu Einstellungen → Backup
- Klicken Sie auf Backup wiederherstellen
- Wählen Sie Ihre Backup-Datei
Support & Kontakt
Bei Fragen oder Problemen besuchen Sie: https://psychotherapie-dokumentation.at
PhiPaveOne - Entwickelt für die Bedürfnisse moderner Psychotherapiepraxen.
Version: 1.0.0 | Stand: Januar 2026