PhiPaveOne ist eine umfassende Praxisverwaltungssoftware, die speziell für Psychotherapeut*innen und psychosoziale Fachkräfte entwickelt wurde. Die Software unterstützt Sie bei:
Terminplanung - Übersichtliche Kalenderansicht mit Wochenübersicht
Patientenverwaltung - Alle Patientendaten, Notizen und Diagnosen an einem Ort
Rechnungsstellung - Professionelle Honorarnoten mit wenigen Klicks
Zahlungsabwicklung - Bar-, Karten- und Überweisungszahlungen
Buchhaltung - Finanzübersicht und Berichte für die Steuererklärung
Dokumentation - Klinische Notizen, Zeichnungen und Dateien
Systemanforderungen
Betriebssystem: macOS 12 (Monterey) oder neuer · Windows 10 oder neuer
Speicherplatz: ca. 500 MB freier Festplattenspeicher
Bildschirm: Mindestens 1280 x 800 Pixel empfohlen
2. Installation & Erste Schritte
Installation (macOS)
DMG-Datei öffnen - Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene DMG-Datei
App installieren - Ziehen Sie das PhiPaveOne-Symbol in den Applications-Ordner
Erster Start - Öffnen Sie die App aus dem Applications-Ordner
Hinweis beim ersten Start: macOS fragt möglicherweise, ob Sie die App wirklich öffnen möchten. Klicken Sie auf "Öffnen" oder gehen Sie zu Systemeinstellungen → Datenschutz & Sicherheit und klicken Sie dort auf "Trotzdem öffnen".
Installation (Windows)
Installer ausführen - Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene .exe-Datei
Setup folgen - Folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten
Erster Start - Starten Sie PhiPaveOne über das Startmenü oder die Desktop-Verknüpfung
Hinweis beim ersten Start: Windows SmartScreen zeigt unter Umständen eine Warnung an. Klicken Sie auf "Weitere Informationen" und anschließend auf "Trotzdem ausführen".
Lizenzaktivierung
Beim ersten Start erscheint das Lizenzaktivierungsfenster:
Geben Sie Ihren Lizenzschlüssel ein (Format: XXXX-XXXX-XXXX-XXXX)
Klicken Sie auf "Lizenz aktivieren"
Die App verbindet sich mit dem Lizenzserver und aktiviert Ihre Lizenz
Ersteinrichtung
Nach der Aktivierung empfehlen wir folgende Schritte:
Einstellungen → Therapeut - Tragen Sie Ihre Praxisdaten ein (Name, Adresse, IBAN)
Einstellungen → Email - Konfigurieren Sie den Email-Versand für Rechnungen
Einstellungen → Kalender - Legen Sie Ihre Arbeitszeiten fest
Patienten → Neuer Patient - Legen Sie Ihre ersten Patienten an
3. Übersicht der Hauptbereiche
Die Navigation befindet sich auf der linken Seite. Hier finden Sie:
Symbol
Bereich
Beschreibung
Willkommen
Startseite mit Wochenübersicht
Kalender
Terminplanung und -verwaltung
Patienten
Patientendaten und Dokumentation
Honorarnoten
Rechnungserstellung
Kassa
Zahlungsabwicklung
Buchhaltung
Finanzübersicht und Berichte
Einstellungen
Konfiguration der App
4. Startseite (Willkommen)
Die Startseite bietet Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre Praxis:
Termine diese Woche
Zeigt alle Termine bis einschließlich Sonntag
Termine sind nach Datum und Uhrzeit sortiert
"Heute" und "Morgen" werden besonders hervorgehoben
Klicken Sie auf einen Termin, um direkt zum Patienten zu gelangen
Schnellzugriff
Direkte Links zu allen wichtigen Bereichen der App - ideal für den schnellen Einstieg in Ihre tägliche Arbeit.
Termin-Erinnerungen
Wenn Sie Email-Erinnerungen aktiviert haben, können Sie hier:
Ausstehende Erinnerungen einsehen
Erinnerungen an Patienten versenden
Den Versandstatus überprüfen
5. Kalender & Terminverwaltung
Kalenderansicht
Der Kalender zeigt Ihre Termine in einer übersichtlichen Wochenansicht:
Navigation: Verwenden Sie die Pfeile, um zwischen Wochen zu wechseln
Heute: Ein Klick auf "Heute" bringt Sie zur aktuellen Woche zurück
Zeitraster: Termine werden im konfigurierten Zeitbereich angezeigt
Termin erstellen
Klicken Sie auf einen freien Zeitslot im Kalender
Wählen Sie einen Patienten aus der Liste (oder erstellen Sie einen neuen)
Geben Sie die Dauer in Minuten ein (z.B. 50 für eine Standardsitzung)
Optional: Fügen Sie einen Titel oder Notizen hinzu
Klicken Sie auf Speichern
Wichtig: Die Sitzungsdauer muss als ganze Zahl in Minuten eingegeben werden (z.B. 50, 90, 120).
Termin bearbeiten
Klicken Sie auf einen bestehenden Termin
Ändern Sie Zeit, Patient oder Notizen
Klicken Sie auf Speichern
Termin löschen
Öffnen Sie den Termin durch Klicken
Klicken Sie auf Löschen
Bestätigen Sie die Löschung
6. Patientenverwaltung
Patientenliste
Die Patientenseite zeigt alle Ihre Patienten in einer übersichtlichen Liste:
Suche: Filtern Sie nach Vor- oder Nachname
Status-Filter: Zeigen Sie nur aktive, inaktive oder alle Patienten
Statistik: Sehen Sie die Gesamtzahl Ihrer Patienten
Neuen Patienten anlegen
Klicken Sie auf "Neuer Patient"
Füllen Sie die Stammdaten aus:
Vorname und Nachname
Geburtsdatum
Versicherungsnummer (VSNR)
Adresse
Email (wichtig für Rechnungsversand)
Telefon
Klicken Sie auf Speichern
Patientendetails
Klicken Sie auf einen Patienten, um dessen Details zu öffnen:
Stammdaten
Bearbeiten Sie persönliche Informationen
Aktivieren Sie Email-Erinnerungen für Termine
Klinische Notizen
Neue Notiz: Dokumentieren Sie jede Sitzung
Durchsuchen: Finden Sie frühere Notizen schnell wieder
Bearbeiten/Löschen: Korrigieren Sie Einträge bei Bedarf
Diagnosen (ICD-10/ICD-11)
Suche: Geben Sie einen Begriff ein und wählen Sie aus den Vorschlägen
Mehrere Diagnosen: Fügen Sie beliebig viele Diagnosen hinzu
Beschreibung: Ergänzen Sie jede Diagnose mit eigenen Anmerkungen
Zeichnungen & Dateien
Zeichnen: Erstellen Sie Skizzen direkt in der App
Hochladen: Fügen Sie PDFs, Bilder oder andere Dokumente hinzu
Vorschau: Betrachten Sie Dateien in der Lightbox-Ansicht
KI-Unterstützung (optional)
Wenn aktiviert, können Sie:
Zusammenfassungen von Notizen generieren lassen
Korrekturlesen für Grammatik und Stil
Umformulierungen für bessere Lesbarkeit
Schlüsselpunkte automatisch extrahieren
7. Honorarnoten (Rechnungen)
Neue Honorarnote erstellen
Gehen Sie zu Honorarnoten
Klicken Sie auf "Neue Honorarnote"
Füllen Sie die Felder aus
Feld
Beschreibung
Patient
Wählen Sie aus der Liste oder suchen Sie
Therapeut
Ihr Name und Praxisdaten
Leistungsdatum
Einzeldatum oder Zeitraum
Diagnose
ICD-Code mit Suchfunktion
Behandlungsart
z.B. Einzeltherapie, Paartherapie
Anzahl Sitzungen
Wie viele Sitzungen abgerechnet werden
Preis pro Sitzung
Ihr Honorarsatz
Gesamtbetrag
Wird automatisch berechnet
Wählen Sie die Zahlungsart:
Barzahlung/Karte: Patient zahlt sofort
Zahlschein: Patient überweist (mit IBAN/BIC)
Optionale Einstellungen
MwSt ausweisen: Nur bei Zahlschein-Rechnungen möglich
Unterschrift drucken: Fügt Unterschriftsfeld auf die Rechnung
Gespeicherte Honorarnoten
In der Liste sehen Sie alle erstellten Rechnungen mit Patientenname, Datum, Zahlungsstatus und Betrag.
Aktionen für jede Rechnung:
👁️ Vorschau: PDF ansehen
📥 Download: PDF herunterladen
📧 Email: Rechnung per Email senden
🖨️ Drucken: Direkt ausdrucken
✏️ Status ändern: Als bezahlt markieren
🗑️ Löschen: Rechnung entfernen
8. Kassa-System
Das Kassa-System umfasst vier Bereiche:
Barzahlung
Für Zahlungen, die Sie bar erhalten:
Wählen Sie die unbezahlte Honorarnote
Klicken Sie auf "Zahlung erfassen"
Bestätigen Sie den Betrag
Die Rechnung wird als bezahlt markiert
Kartenzahlung
Für Zahlungen mit EC- oder Kreditkarte (erfordert myPOS-Integration):
Stellen Sie sicher, dass myPOS in den Einstellungen konfiguriert ist
Wählen Sie die Honorarnote
Klicken Sie auf "Kartenzahlung starten"
Der Patient zahlt am Kartenlesegerät
Das System prüft automatisch den Zahlungseingang
Zeitfenster: Sie haben 5 Minuten Zeit für die Kartenzahlung.
Überweisungen prüfen
Für Rechnungen mit Zahlschein:
Sehen Sie alle ausstehenden Überweisungen
Prüfen Sie Ihren Kontoeingang
Markieren Sie erhaltene Zahlungen als "Bezahlt"
Optional: Senden Sie Zahlungserinnerungen per Email
Überfällig: Rechnungen nach dem Fälligkeitsdatum werden rot markiert.
Belegerzeugung
Erstellen Sie Kassenbelege für bezahlte Rechnungen:
Wählen Sie eine bezahlte Honorarnote
Klicken Sie auf "Beleg erstellen"
Der Beleg enthält alle Leistungsdetails, QR-Code, Praxislogo und optional Fiskaly-Signatur
Versenden Sie den Beleg per Email oder drucken Sie ihn aus
9. Buchhaltung
Übersicht
Das Dashboard zeigt Ihnen auf einen Blick:
Gesamteinnahmen im aktuellen Jahr
Ausstehende Zahlungen
Bezahlte Rechnungen
Durchschnitt pro Sitzung
Monatliche Einnahmen als Balkendiagramm
Honorarnoten-Liste
Alle Rechnungen mit umfangreichen Filtermöglichkeiten:
Filter
Optionen
Zahlungsstatus
Alle / Bezahlt / Ausstehend
Zahlungsmethode
Alle / Bar / Karte / Überweisung
Zeitraum
Von-Datum bis Bis-Datum
Suche
Nach Patientenname
EA-Rechnung
Erstellen Sie eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für Ihre Buchhaltung, den Steuerberater oder die Steuererklärung.
10. Einstellungen
Kalender
Arbeitszeiten: Definieren Sie Start- und Endzeit Ihres Arbeitstages (Standard: 05:00 - 23:00 Uhr)